Dialog i udbudsprocessen

Dialog inden udbud og i løbet af udbudsprocessen bliver mere og mere udbredt. Region Syddanmark har udviklet en model kaldet ’Dialog udbudshjulet’, som bruges ved indkøb af alt fra implantater til sæber, PC’er og vaskeriydelser. Her gennemgås modellens forskellige faser

I Region Syddanmark har dialog inden et udbud været fast procedure siden 2007. Ifølge region Syddanmark har den tidlige dialog mange fordele bl.a. et skarpere udbudsmateriale, færre spørgsmål i tilbudsfasen og færre efterfølgende klager.

Dialog Udbudshjulet består af otte faser, som hvert udbud skal igennem. De første to faser ’Foranalyse’ og ’Hørring’ foregår begge før udbuddet. Foranalysen – også kaldet markedsanalyse – går ud på, at indkøbsafdelingen mødes med de potentielle tilbudsgivere hver for sig. På formøderne får indkøberne viden om, hvad markedet kan tilbyde og hvilke krav til leverandørerne og opgavens udførsel, der vil være de mest fordelagtige.

Indkøberne og de potentielle tilbudsgivere har også mulighed for at tale om tidligere udbudsmateriale og leverandørernes holdning til dette.

Efter offentliggørelse, før tilbudsfrist
Hørringsfasen kan foregå på tre forskellige måder: skriftlig hørring, hørringsmøde i plenum (hvor de potentielle tilbudsgivere er samlet) eller separate hørringsmøder med de potentielle tilbudsgivere hver for sig. Hørringer giver blandt andet mulighed for at afklare uklarheder og eliminere uhensigtsmæssige krav, der favoriserer én bestemt leverandør, inden udbudsmaterialet udformes endeligt.

Den tredje fase er den endelige udformning af udbudsmaterialet. Materialet består af en grundig beskrivelse af ydelse og omfang. Der indgår også en beskrivelse af, hvordan tilbuddene evalueres og af, hvilke delelementer der indgår i udbuddet, og hvordan disse vægtes.

Den fjerde fase består af et informationsmøde. Her gennemgår regionen udbudsmaterialet og orienterer de potentielle tilbudsgivere om, hvordan tilbud skal afgives og gennemgår udbudsmateriale. Tilbudsgiverne kan både sende deres spørgsmål inden mødet eller stille dem til selve mødet. Informationsmøder skal klæde tilbudsgiverne på til at sørge for, at tilbuddet lever op til alle formelle krav i udbudsmaterialet.

Femte fase ligger fra offentliggørelse af udbudsmaterialet og frem til tilbudsfristen. Her får tilbudsgivere svar på spørgsmål om, hvordan de udarbejder tilbud. Hvis et spørgsmål ikke besvares hurtigt, bliver disse offentliggjort og tilbudsgiver får besked om, at svaret er på vej. Formålet med fasen er at give tilbudsgiverne en god og professionel udbudsproces, der giver et godt grundlag for at afgive tilbud.

Efter tilbudsfristen, før kontraktindgåelse
Den næste fase foregår efter tilbudsfristen og før kontraktindgåelse. Her modtager alle tilbudsgivere et tildelingsbrev med en uddybende forklaring på, hvorfor regionen har valgt, som den har. Forklaringen indeholder alle brugergruppens kommentarer. Den uddybende forklaring giver tilbudsgiverne værdifuldt data, som kan hjælpe dem med at evaluere deres processer og produkter. Tildelingsbrevet rummer information om, hvilke krav tilbudsgivers produkt opfylder, og hvilke krav produktet ikke lever helt op til. Ift. de krav, produktet ikke opfylder, så er det beskrevet, hvorfor produktet ikke lever helt op til kravene – f.eks. hvorfor man mener, at indpakningen ikke er brugervenlig nok.

Indkøbsafdelingen tager også ofte kontakt til de tabende tilbudsgivere, og tilbyder dem en uddybende snak enten per telefon eller på et møde.

Efter kontrakindgåelse
Efter kontraktindgåelsen udarbejdes der en tilfredshedsanalyse. Analysen består af et elektronisk spørgeskema til alle tilbudsgivere. Spørgsmålene går bl.a. på, hvor tilfredse tilbudsgiverne har været med annonceringen af udbuddet, hørringsprocessen, udbudsmaterialet, svar på spørgsmål og selve implementeringen. Tilbudsgiverne har også mulighed for at komme med kommentarer til udbudsprocessen.

Den sidste fase er innovationsfasen. Ud fra egne erfaringer og tilfredsanalysen samler indkøbsafdelingen op på, hvad der kan gøres bedre i fremtidige udbudsprocesser. Formålet med innovationsfasen er at bruge den læring man har haft fra et udbud, til at optimere processen ved næste udbud.

Læs mere her: Øget dialog skaffer bedre indkøb