Aftale vedrørende fælles dataansvar

Indgået mellem følgende parter:

Dataansvarlig 2 [Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]	Dataansvarlig 1 [Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]

Dataansvarlig 3 [Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]	Dataansvarlig 4	[Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]

Dataansvarlig 5	[Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]	Dataansvarlig 6	[Navn] [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]

[Måned/år]

1.	Fælles dataansvar

1.1.	Denne aftale fastsætter ansvarsfordelingen mellem de dataansvarlige i forbindelse med:

Beskriv den behandlingsaktivitet (klassificering af data jf. artikel 6 + 9), som parterne er fælles data-
ansvarlige for, herunder metoden for projektet – altså hvordan man udfører forskningsprojektet:

[Udfyld]

1.2.	Efter databeskyttelsesforordningens artikel 26 foreligger der et fælles dataansvar, når to eller flere dataansvarlige i fællesskab fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandling.

Såfremt der foreligger et fælles dataansvar, skal de fælles dataansvarlige på en gennemsigtig måde fastlægge deres respektive ansvar for overholdelse af forpligtelserne i henhold til databeskyttelsesforordningen, navnlig hvad angår udøvelse af den registreredes rettigheder og deres respektive forpligtelser til at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 13 og 14, ved hjælp af en ordning imellem dem. De fælles dataansvarlige behøver dog ikke fastlægge deres respektive ansvar, hvis dette allerede er fastlagt og fremgår af EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som de er underlagt.

Ordningen skal efter databeskyttelsesforordningens artikel 26, stk. 2, på behørig vis afspejle de fælles dataansvarliges respektive roller og forhold til de registrerede. Det væsentligste indhold af ordningen skal ligeledes gøres tilgængeligt for de registrerede.

Den registrerede kan dog altid kontakte alle dataansvarlige og udøve sine rettigheder, uanset hvilken fordeling af ansvar de dataansvarlige har fastlagt.

Den ”interne” ansvarsfordeling i aftalen om fælles dataansvar hindrer ligeledes ikke, at tilsynsmyndigheden kan udøve sine beføjelser overfor alle dataansvarlige.

1.3.	Der er mellem de dataansvarlige enighed om, at der i forbindelse med behandlingsaktiviteten foreligger et fælles dataansvar.

Angiv behandlingsaktiviteten:

[Udfyld]

Ved vurderingen heraf er der bl.a. lagt vægt på:

Beskriv, hvad der har været afgørende for vurderingen af, at parterne er fælles dataansvarlige.
Formålet er senere at kunne dokumentere parternes overvejelser, hvis der bliver tvivl.

[Udfyld]

Formålet med behandling af personoplysninger er besluttet af:

[Udfyld]

Beskrivelse af hvordan personoplysninger skal behandles (hjælpemidler):

[Udfyld]

1.4.	Denne aftale er udformet med henblik på, at de dataansvarlige kan efterleve kravene til fælles dataansvar i databeskyttelsesforordningens artikel 26. I aftalen fastlægges de dataansvarliges respektive ansvar for overholdelse af forpligtelserne i henhold til databeskyttelsesforordningen, navnlig hvad angår udøvelse af den registreredes rettigheder og forpligtelsen til at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 13 og 14.

2.	Overordnet ansvarsfordeling

2.1.	Beskriv Dataansvarlig 1’s overordnede ansvar:

[Udfyld]

2.2.	Beskriv Dataansvarlig 2’s overordnede ansvar:

[Udfyld]

2.3.	Beskriv Dataansvarlig 3’s overordnede ansvar:

[Udfyld]

2.4.	Beskriv Dataansvarlig 4’s overordnede ansvar:

[Udfyld]

2.5.	Beskriv Dataansvarlig 5’s overordnede ansvar:

[Udfyld]

3.	Principper og behandlingshjemmel

3.1.	Beskriv, hvem der bærer ansvaret for, at der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag og for at kunne dokumentere dette, fx over for tilsynsmyndigheden:

[Udfyld]

3.2.	Hver databehandler er hver især ansvarlige for at overholde principperne for behandling af personoplysninger, i det omfang at reglerne finder anvendelse på den pågældendes ansvarsområder ifølge denne aftale.

4.	De registreredes rettigheder

4.1.	Parterne er ansvarlige for sikringen af de registreredes rettigheder gennem iagttagelse af nedenstående regler i databeskyttelses-
forordningen:
•	oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger hos den
registrerede
•	oplysningspligt, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos
den registrerede
•	den registreredes indsigtsret
•	ret til berigtigelse
•	ret til sletning (retten til at blive glemt)
•	ret til begrænsning af behandling
•	underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning
af personoplysninger eller begrænsning af behandling
•	ret til dataportabilitet (dog ikke for offentlige myndigheder)
•	ret til indsigelse mod en behandling.

4.2.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar i forbindelse med iagttagelsen af de registreredes rettigheder – især hvis ansvaret er delt op mellem parterne:

[Udfyld]

4.3.	Såfremt en Dataansvarlig modtager en anmodning eller henvendelse fra en registreret vedrørende de forhold, der er omfattet af en anden dataansvarligs ansvar, jf. ovenstående, oversendes denne til besvarelse hos den rette dataansvarlige snarest muligt.

4.4.	Parterne er ansvarlige for at bistå hinanden i det omfang, at dette er relevant og nødvendigt for, at alle parter kan efterleve forpligtelserne over for de registrerede.

4.5.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar for at bistå hinanden, fx hvornår dette kan være relevant:

[Udfyld]

5.	Behandlingssikkerhed og dokumentation for overholdelse af databeskyttelsesforordningen

5.1.	Dataansvarlig 1/Dataansvarlig 2/Dataansvarlig 3 /Dataansvarlig 4/Dataansvarlig 5 /Parterne:

[Udfyld]

er ansvarlig(e) for, under hensyntagen til den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandlingen er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Foranstaltningerne skal om nødvendigt revideres og ajourføres (databeskyttelsesforordningens artikel 24). Dette kan eksempelvis indebære, at parterne udarbejder procedurer for håndtering af sikkerhedsbrister, anmodninger om indsigt eller opfyldelse af oplysningspligten.

5.2.	Parternes foranstaltninger skal, hvis det står i rimeligt forhold til behandlingsaktiviteterne, omfatte implementeringen af passende databeskyttelsespolitikker.

5.3.	Dataansvarlig 1/Dataansvarlig 2/Dataansvarlig 3 /Dataansvarlig 4/Dataansvarlig 5 /Parterne:

[Udfyld]

er ansvarlig(e) for iagttagelse af reglen om databeskyttelse gennem design og databeskyttelse gennem standardindstillinger i databeskyttelsesforordningens artikel 25.

5.4.	Dataansvarlig 1/Dataansvarlig 2/Dataansvarlig 3 /Dataansvarlig 4/Dataansvarlig 5 /Parterne:

[Udfyld]

er ansvarlig(e) for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 32 om behandlingssikkerhed.
Dette indebærer, at parterne, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

Parterne skal derfor foretage (og kunne dokumentere) en risikovurdering og herefter gennemføre foranstaltninger for at begrænse de identificerede risici.

5.5.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar i forbindelse med iagttagelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 24, 25 og 32 – især hvis ansvaret er delt op mellem parterne:

[Udfyld]

6.	Anvendelse af databehandlere og underdatabehandlere

6.1.	Parterne er berettiget [Udfyld] /ikke berettiget [Udfyld]

til at anvende databehandlere og/eller eventuelle underdatabehandlere i tilknytning til den fælles behandling.

6.2.	Ved eventuel anvendelse af databehandlere og/eller underdatabehandlere er parterne ansvarlige for at efterleve kravene databeskyttelsesforordningens artikel 28. Parterne er herefter bl.a. forpligtet til:

alene at anvende databehandlere, der kan stille de fornødne garantier for, at de gennemfører de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i denne forordning og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder,

at sikre, at der foreligger en gyldig databehandleraftale mellem den dataansvarlige part/parterne og databehandleren, og

at sikre, at der foreligger en gyldig underdatabehandleraftale mellem databehandleren og en eventuel underdatabehandler.

6.3.	Parterne skal efter anmodning herom gøres bekendt med, om oplysningerne behandles af databehandlere og evt. underdatabehandlere. Det er den pågældende dataansvarlige, som har ansvar for at informere de andre dataansvarlige.

6.4.	Hvis oplysningerne behandles af databehandlere og evt. underdatabehandlere, skal de øvrige dataansvarlige efter anmodning herom gøres bekendt med indholdet af aftalerne mellem den dataansvarlige og databehandleren/underdatabehandleren.

7.	Fortegnelse

7.1.	Parterne er ansvarlige for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 30 om fortegnelser over behandlingsaktiviteter. Dette indebærer, at hver enkelt part udarbejder en fortegnelse over den behandling, som parterne er fælles dataansvarlige for.

7.2.	Parterne orienterer de øvrige parter om indholdet af ovennævnte fortegnelse.

7.3.	På baggrund af indholdet i fortegnelsen udarbejdes egne fortegnelser over den af aftalen omhandlede behandlingsaktivitet.

8.	Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden

8.1.	Parterne er ansvarlige for efterlevelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 33 om anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden.

8.2.	Beskriv mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar for at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden:

[Udfyld]

8.3.	Ved brud på persondatasikkerheden, skal den af parterne, som er udpeget som anmelder, uden unødig forsinkelse skriftligt orienteres på nedenstående adresse således, at denne part kan indberette bruddet til Datatilsynet og om nødvendigt underrette de registrerede. Underretningen skal ske til:

[Navn]
[E-mail]
[Telefonnr.]

9.	Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede

9.1.	Parterne er ansvarlige for iagttagelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 34 vedrørende underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede.

9.2.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar for at underrette om brud på persondatasikkerheden til de registrerede:

[Udfyld]

10.	Konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse og
forudgående høring

10.1.	Parterne er ansvarlige for iagttagelsen af kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 35 om konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse. Dette indebærer, at parterne skal foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger.

10.2.	Parterne er ligeledes forpligtet til at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 36 om forudgående høring af tilsynsmyndigheden, når dette er aktuelt.

10.3.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar for at udarbejde en konsekvensanalyse eller for at kunne dokumentere, at der ikke er behov for dette:

[Udfyld]

11.	Overførsel af personoplysninger til tredjelande eller
internationale organisationer

11.1.	Parterne kan træffe afgørelse om, at der kan ske overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

11.2.	Parterne er ansvarlige for iagttagelsen af kravene i databeskyttelsesforordningens kapitel V, såfremt der sker overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

11.3.	Beskriv eventuelt mere detaljeret reguleringen af parternes ansvar i forbindelse med overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer:

[Udfyld]

11.4.	Anfør overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V:

Overførsler baseret på en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet (artikel 45)

EU-standardkontrakten (artikel 46)

Bindende virksomhedsregler (artikel 47)

Overførsel eller videregivelse uden hjemmel i EU-retten
(artikel 48)

Særlige forhold (Artikel 49).

Angiv hvilke:

[Udfyld]

12.	Klager

12.1.	Parterne er hver især ansvarlige for behandlingen af eventuelle klager fra registrerede, hvis klagerne omhandler overtrædelse af bestemmelser i databeskyttelsesforordningen, for hvilke parten efter denne aftale er ansvarlig.

12.2.	Hvis én af parterne modtager en klage, som rettelig bør behandles af en anden part, oversendes klagen til denne dataansvarlige snarest muligt.

12.3.	Hvis én af parterne modtager en klage, hvor en del af klagen rettelig bør behandles af en anden part, oversendes denne del til besvarelse hos parten snarest muligt.

12.4.	Den registrerede skal, i forbindelse med partens oversendelse af en klage eller en del heraf til en anden part, oplyses om det væsentligste indhold af denne aftale.

13.	Orientering af andre parter

13.1.	Parterne orienterer hinanden om væsentlige forhold, der har betydning for den fælles behandling og denne aftale.

14.	Regulering af andre forhold

14.1.	Beskriv en eventuel regulering af andre forhold:

[Udfyld]

14.2.	Beskriv en eventuel regulering af andre forhold:

[Udfyld]

15.	Ikrafttræden og ophør

15.1.	Denne aftale træder i kraft ved parternes underskrift heraf.

15.2.	Aftalen er gældende, så længe de omhandlede oplysninger behandles, eller indtil aftalen afløses af en ny aftale, som fastsætter ansvarsfordelingen i forbindelse med behandlingen.

15.3.	Underskrift

På vegne af Dataansvarlig 1

[Navn]

[Stilling]

[Dato]

På vegne af Dataansvarlig 2

[Navn]

[Stilling]

[Dato]

På vegne af Dataansvarlig 3

[Navn]

[Stilling]

[Dato]

På vegne af Dataansvarlig 4

[Navn]

[Stilling]

[Dato]

På vegne af Dataansvarlig 5

[Navn]

[Stilling]

[Dato]

På vegne af Dataansvarlig 6

[Navn]

[Stilling]

[Dato]