Det er vigtigt med et klart formål og veldefinerede succeskriterier for et projekt. Styregruppen skal indledningsvis drøfte, hvad der skal til for, at projektet anses for at være en succes, når projektet lukkes ved afslutningen af gennemførelsesfasen.

Næsten alle projekter ændrer karakter, når de er under pres eller hvis rammebetingelserne ændrer sig. Derfor er det vigtigt, at styregruppen drøfter og bliver enige om, hvordan de ønsker at prioritere projektets styringsparametre, som styregruppen vil balance ud fra mulighederne for at maksimere projektets mulige gevinster og minimere risici for projektet. Derfor skal styregruppen rangere de fem styringsparametre: Gevinster, økonomi, scope, tid og risici.

Som et valgfrit bilag kan styregruppen udfylde, hvad prioriteringen af projektets styringsparametre betyder for projektet i praksis.

Styregruppens medlemmer har forskellige roller og ansvarsområder, som de hver især skal varetage i projektets levetid. Det er afgørende for projektets succes, at der ikke er opgaver, der falder mellem to stole og ikke håndteres.

Rollerne og ansvarsområderne i styregruppen illustreres på mødet gennem et kortspil, hvor styregruppemedlemmerne skal være med til at fordele ansvarsområderne på de forskellige medlemmer.

En beslutningsdygtig projektorganisation bør som minimum bestå af:

• Styregruppeformand
• Seniorbruger
• Seniorleverandør
• Projektleder

Styregruppeformanden
Styregruppeformanden er hovedansvarlig for projektet. Det er den person i organisationen, der ejer business casen og som over for organisationens ledelse har det endelige ansvar for, at projektet lykkes og er pengene værd – og derudover at gevinstrealiseringsplanen er robust, og at ansvaret for gevinsterne er accepteret af gevinstejere.

Seniorbrugeren
Seniorbrugeren er ansvarlig for, at der bliver stillet de rigtige krav til projektets leverancer, og at de mulige gevinster bliver identificeret og realiseret. Gevinstejeren er endelig ansvarlig for, at der foretages de forretningsmæssige forandringer, der er nødvendige for, at gevinsterne realiseres. Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet kommer til at berøre flere parter.

Seniorleverandøren
Seniorleverandøren repræsenterer de interne leverandørers interesser i projektet. Seniorleverandøren er ansvarlig for at overholde de aftaler, der er indgået om leverancer, kvalitet af leverancer, ressourcer og kompetencer samt tidsplan. Seniorleverandørens ansvar og opgaver vil variere alt efter hvilke leverancer, seniorleverandøren er ansvarlig for, projektets valg af udviklingsmetode samt på hvilken måde, projektet ønsker at styre eventuelle eksterne leverandører.

Projektlederen
Projektlederen er ansvarlig for, at projektet gennemføres inden for de aftalte rammer og at leverancerne leveres til aftalt kvalitet. Projektlederen skal sikre fremdriften i projektet og sørge for, at styregruppen til enhver tid har et passende og retvisende beslutningsgrundlag. Projektlederen er ligeledes ansvarlig for løbende at involvere interne og eksterne interessenter i projektets aktiviteter og sørge for, at der er fokus på forfølgelse af projektets gevinster. 

Det er vigtigt for et godt samarbejde i styregruppen, at man er enige om grundlæggende spilleregler og samarbejdsformer. Derfor afholdes der en drøftelse af principper for styregruppens samarbejde.

Drøftelsen tager udgangspunkt i, hvad styregruppen føler behov for at diskutere. Emnerne kan divergere afhængigt af, om styregruppen består af medlemmer, der aldrig har siddet i en styregruppe før eller om styregruppen består af garvede medlemmer, om det givne projekt anvender agil eller vandfaldsbaseret udviklingsmetode el.lign.

Hvis ikke styregruppen selv har et forslag til principper, der kan drøftes, tager drøftelsen udgangspunkt i, hvad der erfaringsmæssigt kan opstå tvivl omkring. Det er f.eks.:

• Mødefrekvens-/plan og varighed
• Indkaldelse til møder
• Dagsordener
• Referater
• Afbud, stedfortrædere, mv.
• Ændringer i styregruppens sammensætning
• Selvevaluering af styregruppearbejdet

Opstartsforløbet afsluttes med, at de forskellige styregruppemedlemmer underskriver styregruppeaftalen og dermed forpligter hinanden på dens indhold.